Le riunioni di lavoro sono terribili. Ecco come migliorarle.

Quando si cerca di capire perché gli incontri fanno schifo così tanto, può aiutare a usare l'analogia delle nostre attività di pesca che si stanno esaurendo rapidamente. I pescatori non hanno davvero alcun incentivo a smettere di pescare, e i paesi non sono del tutto d'accordo su chi dovrebbe essere responsabile di quale pesce ricada sotto la loro giurisdizione. E così, nessuno fa molto per migliorare la situazione, con ogni probabilità derubando le future generazioni della possibilità di sgranocchiare gli involtini di tonno piccante e il pesce spada alla griglia che abbiamo gustato in così grande abbondanza.

La cultura che circonda le riunioni sul posto di lavoro soffre di un problema simile. Mentre la maggior parte degli incontri ha un leader de facto, qualcuno che gestisce lo spettacolo, non è mai il lavoro di quella persona "capire come organizzare buone riunioni". La gente ha anche accettato lo stato attuale delle cose come inevitabile: sappiamo che le riunioni fanno schifo, loro " Ho sempre succhiato, quindi perché perdere tempo cercando di renderli migliori? Di conseguenza hanno continuato a riempire i nostri programmi in una specie di tragedia sul posto di lavoro dei beni comuni.

"È un ambiente dato per scontato", racconta Joseph Allen, professore di psicologia industriale e organizzativa all'Università del Nebraska di Omaha Inverso. "Sappiamo che dobbiamo averli, ma non mettiamo molta energia dietro di loro. E a meno che tutti i partecipanti non si impegnino per migliorarlo, allora non cambierà … ed è strano quando qualcuno cerca di migliorarli ".

Dato che la nostra capacità di comunicare tra loro è migliorata nel corso degli anni, in modo ironico, la quantità di tempo che trascorriamo bloccati nelle riunioni è in realtà aumentata. I dipendenti trascorrono in media 23 ore settimanali in riunioni, da meno di 10 negli anni '60. Il 71% dei senior manager intervistati in un recente studio citato dal Harvard Business Review hanno affermato di aver trovato gli incontri inefficienti e improduttivi. Quasi altrettanti incontri hanno impedito loro di portare a termine il loro lavoro. Allen, che insieme ad alcuni colleghi della Clemson University ha recentemente completato una revisione completa di circa 200 articoli di ricerca sugli incontri, dice che sono troppe ore. Le loro scoperte sono state recentemente pubblicate sulla rivista Indicazioni attuali in Scienze psicologiche.

Il fatto che le riunioni siano spesso fastidiose o inutili non significa che non siano essenziali.

"Dobbiamo convincere le persone con diverse informazioni sul problema a riunirsi e trovare una soluzione speranzosamente innovativa e creativa", dice Allen Inverso. "Le riunioni ci consentono di collaborare, aiutarci a ottenere le risorse necessarie per un progetto, prendere decisioni. Sono davvero, davvero importanti. Ma dobbiamo stare molto attenti all'eccessivo utilizzo ".

Un altro problema con gli incontri è che, nonostante siano davvero frustranti ed essenziali, in realtà non sono così ben studiati. Per la sua recensione sull'argomento, Allen e il suo team hanno esaminato ogni carta che potrebbero trovare che è stata scritta dal 2006, poco meno di 200. Può sembrare molto, ma se si considera che più di 1.000 articoli sono stati pubblicati sul tema della leadership dal l'anno scorso da solo, e inizi a capire che, in realtà, non sappiamo davvero tanto su come gestire un buon incontro come probabilmente dovremmo.

Fortunatamente, i circa 200 studi che Allen e il suo team hanno esaminato fatto offrire alcune indicazioni su come possiamo rendere gli incontri un po 'migliori.

Abbracciare l'invito di cortesia

Allen dice che gli studi suggeriscono che dovremmo usare di più un invito di cortesia. Uno dei maggiori problemi con le riunioni è in realtà portato dalle buone intenzioni; tendiamo ad invitare troppe persone che non hanno bisogno di essere lì. I partecipanti distratti e annoiati incontrano il veleno, ma allo stesso tempo non si vuole escludere qualcuno che potrebbe avere una ragione più sfumata o sorprendente per voler essere nella stanza. Per risolvere questo problema, Allen suggerisce di abbracciare l'invito di cortesia: un invito in cui dichiari esplicitamente che stai solo invitandoli a titolo di cortesia e che probabilmente possono saltarlo. Alla gente piace saltare le riunioni.

Uccidi il rapporto sullo stato

C'è un intero genere di incontri che è incredibilmente comune e non ha uno scopo, dice Allen: Il "round robin", "ecco cosa fanno tutti" report di stato in cui le persone girano in cerchio e spiegano cosa stanno facendo o condividere i progressi su un determinato progetto. Questo tipo di informazioni dovrebbe essere condiviso elettronicamente e convocare tutti per verbalizzarlo è una perdita di tempo. Come ha detto Allen in modo sintetico: "A meno che non sia legato a un progetto, non abbiamo bisogno di quell'incontro".

Reclami di quash ma non barzellette

Una volta che un incontro è in corso, le scoperte di Allen suggeriscono che è davvero molto importante creare spazio per l'umorismo. La risata aiuta a coinvolgere le persone nella conversazione, che promuove la partecipazione (che, dopotutto, è l'essenza di un incontro in primo luogo.) D'altra parte, Allen dice che c'è un grande pericolo di lamentarsi, che può sembrare carino innocuo ("Sì vedere il traffico su 95 oggi? ") ma può promuovere sentimenti di distacco e disperazione.

Non essere in ritardo

Mentre incontri in cui nessuno parla, o dove una persona domina la conversazione sono ovviamente problematici, la ricerca dice che il problema di gran lunga più insidioso con le riunioni è il ritardo. Mentre "essere in orario" sembra un protocollo abbastanza ovvio, il estensione a cui una persona è appena in ritardo di sei minuti per un incontro può far deragliare l'intera faccenda in realtà è piuttosto scioccante. Uno degli studi che Allen e il suo team hanno esaminato, ad esempio, hanno cercato di trovare differenze negli atteggiamenti culturali relativi al ritardo in Cina, Cile, Italia, Stati Uniti, Germania e Paesi Bassi. Si tratta di culture di posti di lavoro abbastanza diverse, con valori diversi sul lavoro, e quindi il team di Allen si aspettava di trovare differenze culturali in termini di quanto fosse importante la puntualità. Non lo fecero affatto.

"C'è una certa coerenza drammatica nella frustrazione di presentarsi in ritardo alle riunioni", dice Allen. "Penseresti che la cultura del paese, la loro vita familiare, chi sono come persone influenzerebbe la loro valutazione dell'esperienza dell'incontro, ma quello che abbiamo scoperto è che, insieme alla globalizzazione dell'economia, c'è stata una globalizzazione di questo tipo di ambiente dello spazio ufficio."

In questi tempi di divisione, polarizzati, una delle poche cose che abbiamo tutti avere in comune è che vogliamo che le persone rispettino il nostro tempo. E quando sei in ritardo, le persone non si limitano a sedersi e a stufarsi su dove preferirebbero essere; coltivano anche cattivi sentimenti non solo per questo incontro, ma tutti gli incontri che stanno arrivando in futuro. In altre parole, quando sei in ritardo per un incontro, non stai solo rovinando quell'incontro per le persone lì, ma stai contribuendo a rovinare la loro stessa concezione di incontri, in primo luogo. Il che mi ricorda, probabilmente dovrei fare un jet.

Questa è stata una versione adattata del nostro Strategia newsletter, una carrellata settimanale dei consigli finanziari, di carriera e di lifestyle più pertinenti di cui avrai bisogno per vivere la tua vita migliore. Sono James Dennin, editor di innovazione presso Inverso. Se hai domande su soldi o carriera, ti piacerebbe vedere qui la risposta, mandami una email a [email protected] - e trasmetti la strategia con questo link!